心琴

日本有一位企業家說：日本能成為經濟強國，在於他們能領一份薪水做三個人的事，對員工來講，做三個人的事得到三份經驗，對公司來說，得到競爭力，對國家來講，得到整體的發展。... ...

接著，來談一個最常講的籍口，大概很多人也用過，就是說：不是我們不做，是時間不夠，一天只有二十四小時，扣掉休息，一天能工作幾小時？所以我時間不夠，所以工作做不完，我已經把工作帶回家了，我已經加班至晚上十點了，我已經如何如何….，但是我的時間還是不夠用。

時間真不夠用嗎？一天到底能有幾個小時？在座當然有很多人聽過時間管理的課，教各位如何運用管理，能夠充分運用時間。

我就個人運用時間的心得，向各位報告，因為我身兼很多職務，如果要講忙的話，應該是非常忙，但各位看到我站在這邊一樣氣定神閒，事實上整個時間管理，我認為無非就是我們講的〔輕重緩急〕，〔本末先後〕的運用。

今天你覺得很忙，很多事情要做，那麼我們應分〔輕重緩急，本末先後〕，把所有工作分下列六類，那些要做，那些不要做，那些一定要改善。

第一類：重要且急迫。很重要而且有時效，這種工作當然非做不可，且要第一優先去做，但是經過分析，此類工作僅占所有工作量的百分之五。

第二類：不重要但急迫。譬如買飛機票小事一椿，但是飛機票沒買到，重要會議耽誤了，所以我們也要在時限內完成。這二類事情，大概占我們所有工作百之十五，需花比較多時間努力完成。

第三類：例行性工作。此乃管理的關鍵，若不能突破，每個人一定是忙亂無章。例行性工作即每天都要做，可能急可能重要，但是每天要做，我們可以把它標準化，讓制度來規範。例如要簽重要傳票，每天三點一定要簽，你不在，代理人會簽，代理人不在，還有一定規範可遵循。所以例行性工作是一個管理者能不能從忙亂中趨於安定的一個關鍵，我們可以把它標準化，經由標準化來規範，授權，會減少許多思考、協調、傳遞、猶豫等無謂的時間浪費。

第四類：重要但不急。像婚姻大事，很重要，但是急有用嗎？這種事不必放在心上，緣到了自然會做，急迫了再列為優先去做。

第五類：不重要亦不急。這種事要不要做呢？有人說要，其實是不要，等它變成重要或急了再說，但是中國人有一個天性，柿子挑軟的吃，工作挑輕鬆的做，問題挑簡單的解決，然後沒有時間做重要且急迫的事，是不是？如果是，這代表我們本末倒置。

第六類：無效工作。做了沒有任何幫助的工作，絕對不要碰，如喝茶、看報、聊天，還有抽菸、蹲廁所。有次去大陸，他們告訴我說，有些員工蹲廁所一蹲就蹲了兩個小時，在裡面睡著了，有句俗話說：〔懶人屎尿多〕。在美國有一個規定，有抽菸的和沒抽菸的薪水可以相差百分之五至百分之十，因為抽菸會耽誤工作。

綜合上述做法，各位應該有時間了，如果你還覺得沒有時間，可能要檢討一下對工作的分類，以及例行性工作的標準化，做得夠不夠好。我認為一位主管一時的忙，是正常的，永遠的忙，一定不正常，一定是在工作改善及在標準化上面做的不夠。

其次有人說：我職位低，能力淺薄，沒有辦法去突破那麼高的目標，還有很多困難沒有辦法克服。事實上，在自然界還有很多難以解釋的事情，譬如科學家研究過大黃蜂，身體很大，翅膀很小，按照流體力學及所有科學的分析，大黃蜂以那樣小的翅膀，是無法飛起來的。但是大黃蜂不知道，它只想飛，所以它飛起來了。由此我們瞭解，不是我們能不能，而是我們要不要，當我們要的時候就能，當我們能，但不要的時候，空有能力也發揮不出來。

我曾經遇到一個人，他年輕時抱著拿多少錢，辦多少事，幹一天和尚就敲一天鐘的心態，他認為來工作只不過是出賣勞力，所以腦袋不輕易用，等到退休的時候，才要用。終於做了二，三十年退休，回到家裡，開始要用他的腦袋，卻發現他的腦袋不靈光了，已經「阿達馬控咕力」。所以今天我們宜自我省思：在工作場所中，到底是出賣勞力呢？還是要手腦並用，讓心力能貢獻在工作上？今天到底是要為自己，還是為機關工作？努力工作到底是吃虧？還是佔便宜？

日本有一位企業家說：日本能成為經濟強國，在於他們能領一份薪水做三個人的事，對員工來講，做三個人的事得到三份經驗，對公司來說，得到競爭力，對國家來講，得到整體的發展。我們常常講青春無價，但是各位仔細想想看，一生最精華的時間花在那裡？是在工作中！一天最美好的時光，亦在工作中：我們的青春都在我們工作中不斷流失，我們希望每天等因奉此做到退休，還是讓青春不要留白，讓生命發出光和熱？我想現代的人都清楚。但是，以往日子，我們是不是有些留白？

曾經有一個做了二十幾年的人跟我談為什麼他的薪水與新進人員，只差幾百塊錢，我告訴他，年資不等於經驗，如果你今天做了二十年的事情跟剛進的人做的一樣，績效沒有比他好，你憑什麼多領薪水，甚至績效比他差，那又怎麼講。我們希望在工作中累積經驗，而不是年資，年資會使人老化，經驗才能使人愈活愈有意義。當然經驗要從努力工作中得到，要從進步中得到，要從不斷創新突破中得到，所以今天談工作簡化，我們要擺脫一些歷史的包袱，擺脫一些以往成見，從全新角度看，往往會有一些意想不到的收穫。

有一次，英國在女王生日時舉行一場很隆重的閱兵典禮，邀請了世界各國貴賓來參加。其中有一個動作，一位美國將軍看了莫名其妙，他問身旁一位英國將軍為什麼砲兵發炮時，一個人橫跨一步用力一拉才把炮發出去，英國將軍回答說：發炮時一向是如此。後來再去請教了一位老將軍，他想了很久，才想起，早期砲是用馬在拖，在發炮的時候，一定要有人把馬拉著，以免受驚嚇，後來改為車輀拖運，那個動作卻積久成習繼續在做。

這就是在工作簡化上，很多還存在的現象，叫〔到岸不需船〕。我們已經有最新的科技，為什麼還故步自封？已經有了更進步的觀念，為什麼還受以往傳統的成見束縛？各位想想看，現在文書處理，一日千里，還用打字機在處理作業嗎？現在很多表單設計都可電腦連線，我們還要像以往一樣，層層簽核嗎？

舉一個最真實的例子，各位都看到的，十年前到銀行領款，當櫃台人員辦完之後，還要送經後面股長蓋章，股長蓋完之後，再送給襄理蓋章才能領到錢，今天需要嗎？經由櫃台直接就可以領到，或經由自動櫃員機提款。連這麼保守的銀行都已經由電腦連線，經由標準授權，讓櫃台人員在一定額度內逕行處理，超過額度才由主管處理。經由電腦化，標準化之後，百分之九十九的工作，可在第一線櫃台處理，既可加速時效，也提高效率，顧客可以減少等待時間。

有些企業電腦上線之後，人工作業還是繼續做，因為他擔心萬一電腦錯了，還有人工作業可以核對，我想這家公司電腦化從來沒有成功。我一向主張電腦上線同時，應廢除所有人工作業，有人說萬一電腦當機怎麼辦？當然要有一些預防措施，第一要備檔，第二真的萬一當機，我們的單據還在，可用備檔把當機那一段重新輸入即可。如果你不相信電腦，當電腦、人工作業併行之時，請問你忙的時候，你是顧人工呢？還是顧電腦？電腦永遠不準，你就永遠不能廢人工，那不是重複作業嗎？我在企業中得到很深刻的體驗，電腦既然要用，就要相信它，只要預備措施做好，人工作業廢掉絕對不會影響工作，而且才會使電腦真正發揮效益。