close
Word可說是現代人每天都會用到的文書軟體，但是你真的了解怎麼用得快與好嗎？其實Word當中還暗藏了許多不為人知的好用技巧，可以讓你更快搞定所有文件。
Tips1：Word幫你自動存檔
常常打了一個早上的文件，結果因為當機又忘記存檔，讓你一個早上的心血全功盡棄嗎？讓Word 在幕後幫你做好隨時存檔的功夫。
Step1：在功能表上選擇【工具】→點選【選項】→選擇【儲存】分頁
Step2：勾選「儲存自動回復資訊時間間隔」→在「每___分鐘」內輸入你想要word幫你自動儲存的間隔頻率，或是利用上下鍵更改。
溫馨小提醒：
1.還是不要忘記常常存檔的習慣（按下存檔鍵或是按Ctrl-S）。
2.如果你同時打開了多個文件一起編寫，要存檔時不需要跳到一個個視窗按存檔，只要按著Shift 鍵，然後用滑鼠點選【檔案】，就可以看到一個【全部儲存】的功能選項，按下即可以將全部的文件快速存檔。
Tips2：垂直選取
溫馨小提醒：
1.還是不要忘記常常存檔的習慣（按下存檔鍵或是按Ctrl-S）。
2.如果你同時打開了多個文件一起編寫，要存檔時不需要跳到一個個視窗按存檔，只要按著Shift 鍵，然後用滑鼠點選【檔案】，就可以看到一個【全部儲存】的功能選項，按下即可以將全部的文件快速存檔。
Tips2：垂直選取
通常，你不會經常需要垂直選擇一個文章區塊，但是當你打開一個檔案，在每一行字的前頭都出現一堆亂碼，或是你想要複製每一行字的開頭標題，你就可能要一行一行刪除或複製。但是如果學會這個技巧，保證三秒鐘馬上搞定。
Step1：同時按著Alt鍵和滑鼠左鍵，垂直拖曳游標，選取你想要的文字部分
Step2：選擇好之後，放掉滑鼠左鍵，就完全選取。之後你就可以複製或是刪除文字。
Tip3：滑鼠不靈敏，也能快速選取
常常因為滑鼠不靈敏，或是所要選取的範圍長達好幾頁，總是不能準確地用滑鼠選擇到想要的文字段落嗎？其實除了用滑鼠左鍵拖拉，還有一種滑鼠點擊法，只要按住shift，用滑鼠點兩下，可以更快速準確地選取文字
Step1：如果要選取一個字句、或是一段文字，將游標移到你想選取段落的起頭，用滑鼠左鍵點擊一下。
Step2：按住Shift鍵，再將游標移到想反白的結尾，再用滑鼠左鍵點擊一下，就搞定了。
Tips4：快速轉換英文大小寫
當你打完所有文件，才突然發現英文標題都沒有大寫，其實你不用再重打一次，Word可以幫你快速轉換英文大小寫。
Step1：先選取要修正的文字後，在功能表上選擇【格式】→【大小寫轉換】→你就可以在選單中選擇你想要的大小寫格式。
Step2：還有一種快速轉換英文大小寫格式的方法，是你選取文字之後，按Shift+F3，每按一次，就會轉換一種大小寫的格式。
Tips5： 設定你喜愛的表格格式
Word預設的表格格式是最簡單的表格樣式，如果你想要讓表格更美觀，更加易讀，Word還有提供多種樣式讓你選擇。
Step1： 開啟一個內含表格的文件，或是建立一個新表格。
Step2：將游標移到表格內，然後點選功能表上的【表格】→選擇【表格自動設定】，就會跳出表格自動設定的視窗。
Step3：在該視窗內有很多種表格的選擇，可以先在小視窗內預覽表格的樣式。一旦找到你喜歡的表格，點選它並點選【確定】，就搞定了。
Tips6：上禮拜打的文件，三秒鐘找到
只要打開功能表上的【檔案】，你通常會從下拉式選單的下方，看到四個你最近開啟過的文件檔案，可以幫助你快速開啟最近在使用的文件檔，而但是對於日理萬機的你，四個真的夠嗎？其實Word可以幫你列出最多九個最近開啟的文件檔，讓你不用為找一份前一個禮拜打的文件，在電腦檔案夾裡找半天。
Step1：選擇功能表上的【工具】→點選【選項】→選擇【一般】分頁。
Step2：在【最近使用檔案的清單】框裡，鍵入你想要在【檔案】功能表上呈現的檔案數量，然後按【確定】，系統就會記憶住你的偏好。
溫馨小提醒：
每個人都要秘密。如果你使用的是公共的電腦，而你想把你最近使用過的檔案藏起來，不想讓下一個使用者知道，只要取消【最近使用檔案的清單】前面的打勾符號，就完全不會顯示了。
Tips7：懶人打字法第一招：自動圖文集
在工作文件中，總是會有一些經常重複出現的字眼，像是日期、公司的住址、名稱，在每個文件上要鍵入這些又臭又長的資訊時，總是相當耗時。事實上，只要給Word一兩個字的提示，它可以幫你打字喔！
Step1：選取你想要讓word幫你自動鍵入的文字段落。（記得要連「段落標記」都要選取，如果沒有看到段落標記的符號，可以點選功能表上的【工具】→選擇【選項】→選擇【檢視】分頁→將【段落符號】前的空格打勾。）
Step2：選好之後，點選功能表上的【插入】→選擇【自動圖文集】，會自動跳出一個對話框，自己選擇一個記得住而且四個字元以上的指令名，點選【新增】即可。
Step3：要使用自動圖文，只要鍵入你剛剛輸入的指令名，Word就會跳出一個對話框，只要按下Enter 或 F3，Word就會自動幫你完成完整的文字段落（你剛剛打的指令名則會消失。）
Step4：如果你忘記你的指令名，只要再點選功能表上的【插入】→選擇【自動格式設定】，會出現一個你曾經建立過的列表，只要選擇再點選【插入】→【確定】。
Tips8：懶人打字法第二招：自動校正
Step1：選取你想要讓word幫你自動鍵入的文字段落。（記得要連「段落標記」都要選取，如果沒有看到段落標記的符號，可以點選功能表上的【工具】→選擇【選項】→選擇【檢視】分頁→將【段落符號】前的空格打勾。）
Step2：選好之後，點選功能表上的【插入】→選擇【自動圖文集】，會自動跳出一個對話框，自己選擇一個記得住而且四個字元以上的指令名，點選【新增】即可。
Step3：要使用自動圖文，只要鍵入你剛剛輸入的指令名，Word就會跳出一個對話框，只要按下Enter 或 F3，Word就會自動幫你完成完整的文字段落（你剛剛打的指令名則會消失。）
Step4：如果你忘記你的指令名，只要再點選功能表上的【插入】→選擇【自動格式設定】，會出現一個你曾經建立過的列表，只要選擇再點選【插入】→【確定】。
Tips8：懶人打字法第二招：自動校正
Word 的「自動校正」功能，可以幫你檢查文件中的英文拼法有沒有拼錯，並自動幫你改正。但我們也可以用它來幫我們鍵入又臭又長的固定文件內容，而且不用像「自動圖文集」一樣，還要按Enter 或 F3，系統就會自動幫你轉換。譬如說只要鍵入「zz」，Word就會幫你打上你的e-mail住址。
Step1：點選功能表上的【工具】→選擇【自動校正】，就會跳出一個對話框視窗。
Step2：在「取代」空格上，鍵入你想要的指令名（最少兩個英文字即可，譬如：zz）
Step3：在「成為」空格上，鍵入你希望Word幫你打的文字內容（譬如說：你的e-mail 地址），按【新增】後，再按【確定】。
Step4：現在只要你按zz後按下空白鍵，word就會自動跳出你的e-mail住址。
溫馨小提醒：
這個方法的缺點就是word不會再詢問你，是否真的要轉換成你原先設定的文字內容，就直接轉換。譬如你真的是要打zz，而不是你的e-mail地址，只要再按一下【復原】鍵，系統就會再自動轉換回來zz。
全站熱搜
留言列表